Das Wichtigste in Kürze
- Kleine Unternehmen brauchen meist ein kompaktes Einsteigermodell, keine große Poststraße.
- Entscheidend ist das tatsächliche Postaufkommen pro Tag.
- Neben dem Porto zählen Verbrauchsmaterial, Service und die Finanzierung.
- Leasing und Mietkauf sind möglich, wenn die Anschaffung nicht auf einmal bezahlt werden soll.
Welche Frankiermaschine passt zu einem kleinen Unternehmen?
Bei geringem Postaufkommen zählt vor allem, dass die Maschine einfach zu bedienen ist und wenig Platz braucht. Große Modelle mit Sortier- und Zuführtechnik bringen einem Büro mit wenigen Briefen am Tag keinen Nutzen. Eine Frankiermaschine für kleine Unternehmen sollte deshalb kompakt sein und die täglichen Aufgaben ohne lange Einarbeitung erledigen.
Achten Sie auf eine klare Menüführung, eine passende Waage und die Zulassung der Deutsche Post AG. Welche Briefformate und welches Postaufkommen ein Gerät abdeckt, hängt vom jeweiligen Modell ab. Die technischen Daten finden Sie zum Beispiel auf der Seite Frankiermaschine PostBase X 30 GREEN.
Auch der Netzwerkanschluss spielt eine Rolle: Wegen der Umstellung auf VoIP ist ein LAN-Anschluss ein Thema, wenn die Maschine kein klassisches Telefonkabel mehr nutzen soll. Fragen Sie deshalb vor dem Kauf nach der Anschlussart.
Einen Überblick über Hersteller und Modelle bietet die Rubrik Frankiermaschinen kaufen.
Ab wie vielen Briefen lohnt sich eine Frankiermaschine?
Ob sich eine Frankiermaschine lohnt, hängt vor allem davon ab, wie viele Briefe und Päckchen Sie regelmäßig verschicken. Auf der Seite der Deutschen Post finden Sie dazu eine Orientierung für nationale und EU-Sendungen. Für ein kleines Unternehmen ist das ein brauchbarer Anhaltspunkt für die Prüfung.
Der Richtwert ist keine starre Grenze. Mehr Gewicht haben im Alltag oft die Dinge, die sich schlecht in Euro fassen lassen: Das Bekleben mit Briefmarken entfällt, und Sie müssen keine Marken vorrätig halten. Außerdem frankieren Sie mit dem Porto, das zum jeweiligen Brief passt.
Rechnen Sie für Ihren Betrieb einmal nach: Zählen Sie zwei Wochen lang die Ausgangspost, getrennt nach Briefen und Päckchen. Liegen Sie dauerhaft über dem Richtwert, spricht vieles für eine eigene Maschine. Schwankt das Aufkommen stark, kann Leasing die Entscheidung erleichtern.
So funktioniert eine Frankiermaschine Schritt für Schritt
Der Ablauf ist bei den meisten Geräten ähnlich:
- Guthaben auf die Maschine laden, damit sie Porto drucken darf.
- Brief auf die Waage legen oder das Porto manuell wählen.
- Die Maschine nennt das passende Porto für Format, Gewicht und Versandart.
- Der Brief läuft durch das Gerät und erhält den Abdruck direkt aufgedruckt.
- Der Verbrauch wird im Gerät erfasst und lässt sich auswerten.
Die Abdrücke entstehen mit Tinte aus einer Farbkartusche. Wie sich diese tauschen lässt, steht im Beitrag zur Tintenpatrone; passende Kartuschen finden Sie im Frankiermaschinen-Verbrauchsmaterial.
Bei unterschiedlichen Formaten und Gewichten kommt es auf das Modell an. Prüfen Sie in den Datenblättern, welche Brieflängen, -dicken und Gewichte die Maschine verarbeitet. Dicke Umschläge oder Päckchen lassen sich oft mit Etiketten frankieren, statt sie durch die Maschine zu schieben.
Welche Betriebskosten entstehen im Monat?
Die laufenden Kosten setzen sich aus mehreren Posten zusammen: dem Porto selbst, dem Verbrauchsmaterial wie Tinte, einem möglichen Servicevertrag und der Rate für Leasing oder Mietkauf. Das Porto fällt auch mit Briefmarken an, es ist also kein Mehraufwand durch die Maschine.
Für eine belastbare Monatsrechnung brauchen Sie drei Angaben: wie viele Briefe Sie verschicken, welche Rate ein Angebot nennt und ob ein Servicevertrag enthalten ist. Vergleichen Sie Angebote deshalb immer mit und ohne Service.
Beim Verbrauchsmaterial lohnt der Blick auf Originalkartuschen für Ihr Modell, etwa die Farbkartusche für FRAMA Fn 5 / Fx 5. Konkrete Preise nennen Händler auf Anfrage, weil sie vom Modell abhängen.
Frankiermaschine leasen oder kaufen?
Wer die Anschaffung nicht auf einmal bezahlen möchte, kann leasen oder per Mietkauf finanzieren. Das hält das Kapital frei und macht die Kosten planbar. Ein Kauf bindet Geld, vermeidet aber die laufende Rate.
Welche Variante für ein kleines Unternehmen günstiger ist, hängt von Laufzeit, Rate und Nutzungsdauer ab. Lassen Sie das im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung prüfen.
Checkliste: Was Sie vor der Anschaffung klären sollten
Mit dieser Liste grenzen Sie das Gerät ein:
- Postvolumen: Briefe und Päckchen pro Tag über zwei Wochen zählen.
- Formate: Welche Umschlaggrößen und Gewichte kommen vor?
- Platz und Strom: Stellfläche neben dem Arbeitsplatz und Steckdose in Reichweite einplanen; Maße stehen im Datenblatt.
- Anschluss: Netzwerkschnittstelle (LAN) wegen der VoIP-Umstellung klären.
- Zusatzfunktionen: Brauchen Sie Kostenstellen, um Porto auf Abteilungen oder Kunden zu verteilen? Für ein kleines Büro genügt oft eine einfache Auswertung.
- Finanzierung: Kauf, Leasing oder Mietkauf, jeweils mit und ohne Servicevertrag.
Eine Frankiermaschine ist oft nur ein Teil der Postbearbeitung. Wer viele Serienbriefe verschickt, denkt auch über Falz- und Kuvertiermaschinen nach.
Passend dazu in unserem Shop
- Frankiermaschinen kaufen: die Übersicht über die Frankiersysteme im Shop.
- Francotyp-Postalia Frankiersysteme: Geräte eines Herstellers zum Vergleich.
- Falz- und Kuvertiermaschinen: für Unternehmen mit größerem Briefversand.
Frankiermaschine für kleine Unternehmen: Beratung und Leasing
A&B Bürokommunikation aus Langenhagen bei Hannover berät Gewerbetreibende individuell durch ein Fachteam, auch bei der Auswahl einer Frankiermaschine für kleine Unternehmen. Wir sind Vertriebs- und Servicepartner von Frama mit autorisierter Reparatur und bieten Leasing und Mietkauf in Kooperation mit Grenke an, Einzelheiten auf der Seite Leasing und Mietkauf.
Hier geht es zu Quadient Frankiersysteme.
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